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たまったタスクを一掃する方法

仕事をしていると、色々とやることがたまってきて、
ストレスを感じることは多いと思います。

以前ブログで、体調不良やうつ症状等によって
なかなか集中できず生産性が下がる状態=「プレゼンティーイズム」
について書きましたが、

 

こういう仕事がたまって焦りに似たようなストレスを感じることも、
「プレゼンティーイズム」に近いものではないかと思います。

このストレスは何なのか、どうしたら集中して仕事に取り組めるのか、
色々本を読んでいて、
しっくりきた原因と解決策があったのでご紹介します。

まず原因ですが、

人間は仕事を実際にしていなくても、
「やらなくちゃ」と思って忘れないよう脳にストックするだけで、
疲れてしまうのだそうです。

PCに例えると、作業に使用しているソフトは1つだけれども、
バックで色々なソフトを立ち上げてメモリを使っているような状態です。

だから動きが遅い=生産性が下がる。

これを解決するには、
とにかく「書き出すこと」だそうです。

今ある仕事、期限、重要度などを紙に書き出すことで、
忘れても大丈夫な状態にします。

先ほどのPCの例でいえばバックで立ち上がっていた
ソフトを終了させてメモリを開放し、

今作業しているソフトがサクサク動くようになるような
状態を作り出すということです。

またこれは、今の状況を可視化することにもなるので、
もやもやした不安もなくなり、
順序立てて、冷静に取り組むことにもつながります。

以前雑誌に、トヨタ式改善の生産性向上に関する記事があり、
それがまさにこの理論に基づくものだったんだ!と腹落ちしました。
腹落ちすると、素直に取り組むことができますね。

その方法もご紹介します。

まずこんな風にフセンに線を引いて、

上の欄に「やること」
下の欄の左に「作業にかかる見込み時間」
を書きこみます。

見込み時間を書くことで、スケジュール調整が必要かどうかも、
把握することができます。

これを頭の中にあるタスク全部について作ります。
こんなイメージです。

そして、これを優先順位の高い順にやっていく。
というものです。

やり終わったら「実際にかかった時間」を下の欄の右に書き込みます。

実際にかかった時間を書くというルールを作ることで、
だらだら作業してしまうことを抑制する効果があります。

やっていくうちに目の前のフセンがどんどんなくなっていくので、
気持ち良くてモチベーションがあがります。

もし仕事がたまって集中力が発揮できなくなってしまったら、
試してみてはいかがでしょうか。

高い集中力でタスクの一掃ができるのでおすすめです(^^)

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